Privacyverklaring


Privacyverklaring Wildbeheereenheid De Brabantse Wal
Versie: 30-05-2018

Dit is de Privacyverklaring van de vereniging Wildbeheereenheid De Brabantse Wal,
statutair gevestigd in de gemeente Woensdrecht, kantoorhoudende te 4612 RA Bergen op
Zoom, Witteveenweg 19, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder
nummer 40283394, welke vereniging in deze Privacyverklaring verder wordt aangeduid als:
"de WBE”.

1. De WBE en gegevensbescherming
De WBE is een vereniging van jachthouders met een jachtakte en anderen die tot doel heeft te
bevorderen dat binnen haar werkgebied een duurzaam beheer van populaties van in het wild
levende dieren, bestrijding van schadeveroorzakende dieren en jacht worden uitgevoerd mede
in samenwerking met en ten dienste van grondgebruikers en/of terreinbeheerders en mede ter
uitvoering van het door de faunabeheereenheid vastgestelde faunabeheerplan. Onder meer
behartigt zij daarbij de belangen van haar leden betreffende alle zaken die de uitoefening van
het genot van de jacht betreffen, houdt en coördineert zij tellingen en afschotregistraties,
bevordert zij in nauwe samenwerking met de belangenverenigingen en andere
wildbeheereenheden de belangen van de jacht op lokaal, provinciaal en landelijk niveau en de
jagers in de breedste zin van het woord en streeft zij in samenwerking met relevante
publiekrechtelijke en/of privaatrechtelijke organisaties en eigenaren en gebruikers van
gronden naar verbetering van de kwaliteit van de biotoop. Ook gaat de WBE
faunabeheerovereenkomsten aan en wederverhuurovereenkomsten betreffende de uitoefening
van het genot van de jacht of het doorschrijven van toestemmingen, ontvangt zij van de
officiële instanties ontheffingen in het kader van populatiebeheer en schadebestrijding en
schrijft zij deze door aan haar leden en gaat zij andere overeenkomsten en rechtshandelingen
aan tot verwezenlijking van haar doel en om aan het gezamenlijk namens haar leden gevoerde
beleid vorm te geven.
Aansluitend op haar statutaire doelstellingen verwerkt de WBE bepaalde gegevens van
betrokkenen. Dit primair ten behoeve van het consolideren van de voordelen van het
lidmaatschap, deelnemerschap of donateurschap. Met deze privacyverklaring wordt beoogd
transparant weer te geven op welke manier de WBE omgaat met persoonsgegevens van haar
leden, deelnemers, donateurs, contactpersonen bij publiekrechtelijke en/of privaatrechtelijke
organisaties, eigenaren en gebruikers van gronden en overige relaties.
De WBE heeft een reeks technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te
zorgen dat uw persoonsgegevens altijd veilig kunnen worden verwerkt, en bovendien alleen
voor die doeleinden die legitiem door haar worden nagestreefd. Wanneer persoonsgegevens
niet langer nodig zijn of bewaard dienen te worden in het kader van wettelijke verplichtingen
worden ze verwijderd. Basisgegevens worden in ieder geval bewaard zo lang u lid, deelnemer
of donateur bent.
Door middel van deze verklaring, het onderliggende (interne) privacybeleid en bijbehorende
maatregelen, onderstreept de WBE de waarde die zij hecht aan een goede borging van
persoonsgegevens die in het kader van haar functioneren worden verstrekt en uitgewisseld. Zij
wil eenieder informeren over de manier waarop met persoonsgegevens in de praktijk wordt
omgegaan. Tevens geeft zij er hiermee blijk van te handelen conform de eisen die zijn gesteld
aan bescherming van (uw) persoonlijke gegevens in algemene zin en de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het bijzonder.

2. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?
Algemeen
De WBE gebruikt en bewaart persoonsgegevens ten behoeve van diverse doeleinden die
passen binnen haar beleid en waaruit zij mede haar bestaansrecht ontleent. Voor verwerkingen
van persoonsgegevens anders dan voor gebruikelijke doeleinden, te weten het functioneren en
de gerechtvaardigde belangen van de vereniging (inherent aan het
lidmaatschap/deelnemerschap/donateurschap) zal de toestemming van de betrokkene(n)
worden gevraagd.
Indien u geen toestemming wenst te geven voor een verwerking op basaal niveau kan dit
betekenen dat u geen lid/deelnemer/donateur kunt zijn/worden.

Categorieën van verwerkingen
Ruwweg kunnen de volgende categorieën van verwerkingen worden onderscheiden:

A. Het voeren van een ledenadministratie, financiële administratie en verdere noodzakelijke
en gebruikelijke handelingen in het kader van het lidmaatschaps-/deelnemerschaps- of
donateurschapsaangelegenheden. Denk aan NAW- en contactgegevens, categorie
lidmaatschap, het verstrekken van bewijzen van lidmaatschap/
deelnemerschap/donateurschap, het innen van lidmaatschapsgelden/
deelnemersgelden/donateursgelden, documentatie met betrekking tot formele
besluitvorming (zoals het opmaken van presentielijsten van vergaderingen en het
opstellen van notulen van vergaderingen). Het voldoen aan wettelijke verplichtingen die
hieruit voortvloeien (zoals het hanteren van een fiscale bewaartermijn van 7 jaar).
Daarnaast: het verstrekken van informatie over jacht(activiteiten) conform de
gerechtvaardigde verwachtingen van de leden.
De WBE heeft een signaleringsfunctie als belangenbehartiger en informeert de leden via
e-mail – zoals bijvoorbeeld via convocaties en nieuwsbrieven of het doorsturen van
nieuwsbrieven van bijvoorbeeld de Koninklijke Nederlandse Jagersvereniging (KNJV),
van welke vereniging de WBE lid is, of van de Faunabeheereenheid Noord-Brabant – met
enige regelmaat over ontwikkelingen en activiteiten in het kader van de vereniging.

B. Afnemen en voorbereiden van producten of diensten, via het bestuur, het secretariaat,
coördinatoren of commissieleden. Denk bijvoorbeeld aan het doorschrijven van
ontheffingen voor populatiebeheer of schadebestrijding (bijvoorbeeld de afgifte van
reewildloodjes), ondersteuning via de WBE bij populatiebeheer of schadebestrijding,
ondersteuning bij biotoopbeheer, juridische bijstand, bemiddeling, sociale activiteiten, het
beantwoorden van uw vraag over jagen, of uw verzoek om informatie over
communicatiemateriaal te ontvangen. Maar wij zenden soms ook informatie van u door.
Eventuele (juridische) dossiers die worden aangemeld worden telkens strikt persoonlijk
en vertrouwelijk behandeld.
De uitvoering van overeenkomsten; bijvoorbeeld de faunabeheerovereenkomsten
(jachthuurovereenkomsten) met grondeigenaren en grondgebruikers en
wederverhuurovereenkomsten betreffende de uitoefening van het genot van de jacht dan
wel het doorschrijven van toestemmingen tussen de WBE en haar leden, het ontvangen
en doorschrijven van ontheffingen in het kader van populatiebeheer en schadebestrijding
(zoals bijvoorbeeld ontheffingen in het kader van reewild populatiebeheer, de afgifte van
zogenaamde "reewildloodjes”) en andere overeenkomsten en rechtshandelingen tot
verwezenlijking van haar doen en om aan het gezamenlijk namens onze leden gevoerde
beleid vorm te geven.

C. Wanneer u contact heeft met de WBE, zowel in persoon, telefonisch als via e-mail.
Uw e-mail kan worden doorgestuurd naar de relevante bestuursleden,
(fauna)coördinatoren en/of leden van ingestelde commissies ten behoeve van overleg,
coördinatie of een reactie.
Denk aan:
* het invullen van een aanmeld- of contactformulier
* het verzoeken om een bewijs van lidmaatschap/deelnemerschap
* het bijwonen van algemene ledenvergaderingen of bestuursvergaderingen waarvan
presentielijsten en notulen worden bijgehouden
* verzoeken om deelname aan tellingen en communicatie over (bevindingen en
resultaten van) tellingen, onder andere ten behoeve van wildbeheerplannen en
faunabeheerplannen en rapportages aan de relevante publiekrechtelijke organisaties
(zoals de faunabeheereenheid) en in het kader van coördinatie
* verzoeken om het aanleveren van afschotgegevens, onder andere ten behoeve van
wildbeheerplannen en faunabeheerplannen (zoals de faunabeheereenheid) en in het
kader van coördinatie
* verzoeken om deelname aan populatiebeheer of schadebestrijdingsactiviteiten en het
communiceren over het verloop en bevindingen daarvan
* deelname aan biotoop verbeterende activiteiten
* deelname aan onderzoek of (communicatie of sociale) activiteiten
* het leveren van een bijdrage aan een redactioneel stuk

3. Uitoefening van uw rechten inzake de bescherming van uw persoonsgegevens

Algemeen
Wij kunnen ons voorstellen dat u op enig moment uw eigen persoonsgegevens wilt:
- inzien (inzagerecht),
- wijzigen (correctierecht: aanvulling en rectificatie),
- verwijderen (recht op vergetelheid),
Of
- beperken in termen van verwerking en gebruik (recht op beperking van verwerking),
- bezwaar wilt maken tegen de verwerking (recht op bezwaar),
- dan wel gegevens wilt meenemen naar een andere organisatie (recht op dataportabiliteit).
Wilt u gebruik maken van een of meerdere van bovenvermelde rechten dan kunt u dit doen
door eenvoudig een verzoek van die strekking in te dienen bij het secretariaat van de WBE via
e-mailadres info@wbedebrabantsewal.nl o.v.v. AVG. Wij verzoeken u om in uw verzoek
zoveel mogelijk te specificeren op welk recht u een beroep doet en op welke
persoonsgegevens het verzoek zit. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen
om u adequaat te identificeren.
Na ontvangst van uw verzoek zullen wij zo spoedig mogelijk aan uw verzoek voldoen, tenzij
het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is en voor zover dit redelijkerwijs mogelijk
is en kan worden verlangd (met het functionele lidmaatschap/deelnemerschap/donateurschap
als ondergrens). Indien nodig worden dergelijke verzoeken doorgegeven aan derden die uw
gegevens hebben ontvangen. De WBE kiest in principe zelf de plaats, het tijdstip en de manier
waarop ze uw verzoek verwerkt, uiteraard telkens zonder in uw rechten te treden.
In geval van een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens zal de WBE de betreffende
persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om
de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich
tegen verwijdering verzetten.
De WBE stuurt u na uitvoering van een verzoek een bevestigingsbericht. Indien de WBE niet
of niet geheel aan uw verzoek kan voldoen, stuurt de WBE u een bericht waarin zij toelicht
waarom niet (volledig) aan het verzoek kan worden voldaan.
De WBE zal geen kosten in rekening brengen voor het uitoefenen van uw rechten, tenzij het
gaat om ongegronde of buitensporige verzoeken.
Gevallen van (potentiële) inbreuk
Wij zullen u terstond informeren over een eventuele (potentiële) inbreuk, zoals bijvoorbeeld
beveiligingsincidenten of datalekken waarvan kan worden vermoed dat deze leidt tot een
(risico op) onbevoegd kennisnemen, verlies of onrechtmatige verwerking van
persoonsgegevens (zgn. inbreuk). De WBE kan verplicht zijn een inbreuk te melden aan de
toezichthouder/autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. Een dergelijke melding zal
nimmer als een tekortkoming in de relatie tussen de WBE en een lid, deelnemer of donateur
of in de relatie met een externe partij of als een onrechtmatige daad worden beschouwd.
We stellen het verder op prijs wanneer u ons van eventuele kwetsbaarheden op de hoogte
brengt.

Klachten
Heeft u toch nog een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens en kan dit in goed
overleg niet worden opgevangen door het privacybeleid van de WBE? Het staat u vrij om
hiervan vervolgens een melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De website
van de AP is: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Op de website van de AP is meer
achtergrondinformatie te vinden die tevens is gebruikt bij de totstandkoming van deze
verklaring.

4. Externe toepassingen; beleid ten aanzien van derden
Algemeen
Gegevens worden alleen verwerkt voor de doeleinden zoals vermeld. Ze worden in geen geval
verstrekt aan derden, anders dan na uw expliciete toestemming of indien wij daartoe wettelijk
verplicht zijn. Relevante derde partijen aan wie u zou kunnen denken zijn de grondeigenaren
en grondgebruikers met wie de WBE een faunabeheerovereenkomst heeft gesloten met
betrekking tot gronden en terreinen ten aanzien waarvan de WBE met u een
wederverhuurovereenkomst voor de uitoefening van het genot van de jacht heeft afgesloten.
Om uw rechten te waarborgen ziet de WBE via een verwerkersovereenkomst met relevante
partijen expliciet toe op naleving van de privacywetgeving door externe partijen die uw
persoonsgegevens verwerken voor de onder 2. vermelde doelen.

Publicaties
Voor een redactionele bijdrage of interne dan wel externe verspreiding of publicatie van
foto’s met uw afbeelding – bijvoorbeeld genomen in het kader van een ondersteunende,
uitvoerende of sociale activiteit van de WBE of waar de WBE bij betrokken is – vragen wij u
expliciet vooraf om toestemming.

5. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan door de WBE worden gewijzigd indien ontwikkelingen in de
wetgeving dan wel omstandigheden binnen of buiten de vereniging dit verlangen. Deze
verklaring kan dus worden aangepast en volgt zo als dynamisch document de ontwikkelingen
in de praktijk en de visie van vereniging en samenleving, steeds met als doel een zo optimaal
mogelijke bescherming van uw persoonsgegevens in balans met het goede functioneren van
de vereniging.
Over ingrijpende wijzigingen wordt u separaat geïnformeerd, bijvoorbeeld via de
gebruikelijke interne communicatie tussen het bestuur van de WBE en de leden, deelnemers
en donateurs.

6. Contact
Vragen, opmerkingen en verzoeken ingevolge uw privacybelangen en het beleid van de
vereniging hieromtrent kunt u richten aan de WBE via info@wbedebrabantsewal.nl of via het
postadres: postbus 942, 4600AX Bergen op Zoom (graag o.v.v. het onderwerp privacy).